1. Administrator danych
Administratorem danych jest PH Omega Dagmara Szamborska, NIP 5842032374, ul. Grunwaldzka 499/1, 80-320 Gdańsk. W sprawach dotyczących danych możesz napisać na rezerwacja@wiataborodziej.pl.
2. Formularz kontaktowy
Jeśli wysyłasz formularz, przetwarzamy imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz - jeśli je podasz - planowaną datę, informację, że chodzi o imprezę firmową i NIP firmy. Dane są potrzebne, żeby odpowiedzieć na pytanie lub przygotować rezerwację. Podstawą jest podjęcie działań na Twoje żądanie oraz prawnie uzasadniony interes administratora.
3. Rezerwacja online
System rezerwacji działa w osadzonym oknie zewnętrznego operatora. Dane wpisywane bezpośrednio w tym oknie są przetwarzane zgodnie z zasadami operatora systemu rezerwacyjnego i płatniczego.
3a. Umowa online i potwierdzenie kodem
Administratorem danych wykorzystywanych do przygotowania i obsługi umowy jest podmiot wskazany w pkt 1. W sprawach umowy i dotyczących jej danych możesz pisać na umowy@wiataborodziej.pl.
Po otwarciu linku do umowy pobieramy z RentAdmin numer rezerwacji, imię i nazwisko rezerwującego, dostępny numer telefonu, termin, zakres zamówienia, cenę, wymagany zadatek i stan płatności. Termin płatności może być przekazany w linku z wiadomości. W formularzu podajesz imię i nazwisko osoby zawierającej lub zatwierdzającej umowę, adres, e-mail i telefon. Dla firmy formularz wymaga pełnej nazwy, NIP-u, adresu siedziby i danych reprezentanta. Dla osoby fizycznej obecny formularz wymaga także serii i numeru dokumentu tożsamości do identyfikacji strony i weryfikacji danych przy przekazaniu Obiektu. Nie pobieramy zdjęć ani kopii dokumentu i nie wymagamy numeru PESEL.
Utrwalamy treść zatwierdzonej umowy i regulaminu, wymagane oświadczenia, identyfikator dokumentu, numer rezerwacji, adres e-mail potwierdzony kodem, datę i godzinę zatwierdzenia według czasu polskiego, sumę kontrolną pliku oraz status wysłania kopii. Kod jest ważny przez 10 minut. Zapisany PDF trafia do prywatnego archiwum na hostingu oraz e-mailem do Najemcy i obsługi Borodzieja. Numer rezerwacji oraz imię i nazwisko albo nazwa firmy są również umieszczane w temacie wiadomości i nazwie pliku. Numer dokumentu tożsamości znajduje się w treści umowy, nie w temacie maila ani nazwie pliku.
Przetwarzamy dane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy i jej wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych w wymaganym zakresie (lit. c) oraz obsługi reprezentantów firm, udokumentowania oświadczeń, ochrony przed podszywaniem się i ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (lit. f). Te ostatnie cele stanowią prawnie uzasadnione interesy administratora. Nie traktujemy akceptacji umowy lub regulaminu jako zgody marketingowej ani zgody na dowolne przetwarzanie danych.
Pola oznaczone jako wymagane są warunkiem ukończenia obecnego formularza online; nie oznacza to, że każdy taki wymóg wynika z ustawy. Jeśli masz zastrzeżenia do zakresu danych lub nie możesz skorzystać z formularza, skontaktuj się z nami przed wydarzeniem, aby uzgodnić sposób identyfikacji i dopełnienia formalności. Dane muszą być adekwatne i ograniczone do niezbędnych dla wskazanych celów.
Na podstronie umowy używamy niezbędnego pliku sesyjnego do powiązania rezerwacji, formularza i potwierdzenia kodem. Stosujemy skróty identyfikatorów, w tym adresu IP, do ograniczania liczby prób i ochrony przed nadużyciami. Hosting może zapisywać techniczne logi połączeń. Nie wykorzystujemy danych z umowy do profilowania ani podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie; weryfikacja kodu i pól służy obsłudze oświadczenia składanego przez użytkownika.
4. Cookies, pomiar rezerwacji i reklamy
Niezbędna pamięć przeglądarki służy działaniu formularza i zapamiętaniu wyborów dotyczących prywatności. Google Analytics 4 działa w zaawansowanym trybie zgody: przed zgodą wysyłane są ograniczone pomiary bez analitycznych cookies. Opcjonalna pamięć analityczna i reklamowa pozostaje wyłączona do czasu wyrażenia odpowiedniej zgody.
Mierzymy dostępność terminów, wybór pakietu, kroki rezerwacji, złożone rezerwacje oraz zapytania przyjęte przez nasz serwer pocztowy. Pomiar może obejmować numer rezerwacji, wartość i walutę przekazaną przez RentAdmin, podstronę i język. Złożenie rezerwacji nie oznacza potwierdzenia wpłaty zadatku. Nasz kod pomiarowy nie przekazuje do Google imienia, nazwiska, e-maila, telefonu, treści wiadomości, NIP-u ani hasha umożliwiającego dostęp do rezerwacji.
Zgoda na statystyki uruchamia cookies Google Analytics. Osobna zgoda reklamowa pozwala mierzyć reklamy Google Ads i dopasowywać je, np. przypomnieć o Borodzieju osobom, które nie dokończyły rezerwacji, oraz wykluczać osoby, które już zarezerwowały. Wcześniejszy wybór samych statystyk nie jest zgodą na reklamy. Opcjonalnej pamięci można odmówić, a wybór zmienić lub wycofać w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” w stopce.
Wybór zapamiętujemy do 180 dni. Po zgodzie na opcjonalny pomiar strona może zachować ograniczone identyfikatory techniczne do 90 dni, aby nie liczyć tej samej konwersji ponownie. Google przetwarza dane także według ustawień swoich usług i informacji o danych z witryn partnerów. Podstawą używania opcjonalnych cookies i personalizacji reklam jest zgoda. Odmowa nie blokuje rezerwacji ani kontaktu.
5. Odbiorcy i czas przechowywania
Dane mogą być powierzane dostawcy hostingu, poczty, systemu rezerwacji i płatności. Przechowujemy je tylko tak długo, jak wymaga tego obsługa zapytania, rezerwacji, rozliczeń lub obowiązujące przepisy.
Obsługa umów korzysta z hostingu Hostinger, poczty Google Workspace oraz danych rezerwacyjnych RentAdmin. Dostęp mogą otrzymać upoważnione osoby obsługujące Obiekt, księgowość i doradcy prawni w niezbędnym zakresie oraz uprawnione organy. Dokumenty umów i potwierdzenia zachowujemy przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń i ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia oraz ich zawieszenia lub przerwania. Dokumenty podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi. W razie sporu odpowiednie dane mogą być zachowane do jego prawomocnego zakończenia i rozliczenia. Dotyczy to również kopii dokumentów w poczcie; zmiana regulaminu nie powoduje podmiany wcześniej zatwierdzonych PDF-ów.
5a. Przekazywanie danych poza EOG
W związku z korzystaniem z Google Workspace dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Google opisuje stosowane podstawy transferu, w tym decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony i standardowe klauzule umowne, na stronie zasad przekazywania danych. Informacje o zabezpieczeniach właściwych dla przetwarzania Twoich danych i możliwość uzyskania ich kopii są dostępne po kontakcie z administratorem.
6. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Przysługuje Ci prawo do przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody oraz prawo sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę, jeśli stanowi podstawę przetwarzania, możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Prawa te podlegają warunkom ustawowym; żądanie usunięcia nie zawsze obejmie dane wymagane do rozliczeń lub obrony roszczeń. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
